مدیریت سیستم پردازش مبادلات

مدیریت سیستم پردازش مبادلات

هر سازمانی دارای تعدادی سیستم پردازش مبادلات دستی یا رایانه‌ای است که اطلاعات تفصیلی عملیات مختلف سازمان را ثبت و به روز می‌کند. ورودی به این سیستم، اطلاعات مربوط به مبادلات سازمان مانند سفارش مشتریان، سفارش خرید، رسیدها، فاکتورها، پرداختی‌ها و غیره است. در نتیجه پردازش اطلاعات ورودی، اطلاعات عملیات سازمان روزآمد می‌شوند و آخرین وضعیت منابع و عملکرد سازمان مشخص می‌شوند. سیستم‌های پردازش مبادلات رایانه‌ای مجموعه‌ای از پایگاه داده‌ها، افراد، رویه‌ها، شبکه، نرم افزار و سخت افزار است .

فعالیت‌های سیستم

فعالیت‌های یک سیستم پردازش مبادلات، شامل این موارد می شود :

• جمع‌آوری اطلاعات
• ویرایش اطلاعات
• تصحیح اطلاعات
• پردازش اطلاعات
• ذخیره اطلاعات
• تولید گزارش از اطلاعات و مستندات

اهمیت سیستم پردازش مبادلات

از آنجایی که سیستم‌های پردازش مبادلات اغلب در تماس با مشتری هستند (مانند ارائه رسید به مشتری)، نقش کلیدی در ارزش‌دهی و جلب رضایت مشتریان دارند. بدون سیستم‌های پردازش مبادلات، ثبت و پردازش مبادلات سازمان، مقدار زیادی از منابع سازمان را هدر می‌دهد. سیستم‌های پردازش مبادلات، اطلاعات موردنیاز دیگر سیستم‌های اطلاعات سازمانی را تولید می‌کنند و در واقع سیستم‌‌های پردازش مبادلات پایه دیگر سیستم‌های اطلاعات هستند. سیستم‌های پردازش مبادلات یک یا چند عملیات مشخص را به صورت تکراری در طول روز یا هفته انجام می‌دهند اما در تصمیم‌گیری نهایی مدیران نقش مستقیم ندارند.

کاربرد و انواع سیستم پردازش مبادلات

سییستم‌های پردازش مبادلات در تمام عملیات صف سازمان کاربردی هستند. به عنوان مثال یک شعبه بانکی تمام عملیات صف خود را از طریق سیستم‌های پردازش مبادلات انجام می‌دهد. سازمانهای تولیدی، خدماتی و اداری نیز به تناسب موضوع نیز ممکن است در بخش عملیات صف خود از سیستم پردازش مبادلات بهره گیرند. تمام سازمانها دارای بخش‌های ستادی هستند که بیشترین استفاده از سیستم‌های پردازش مبادلات به آنها اختصاص دارد.

عملیات ستاد سازمان به طور کلی دارای دسته‌های زیر است :

• حسابداری
• امور مالی
• فروش و بازاریابی
• منابع انسانی

سیستم‌های اطلاعات حسابداری، سیستم مدیریت قراردادها، سیستم حسابداری قیمت تمام شده و... از جمله سیستم‌های پردازش مبادلات قابل استفاده در بخش ستادی حسابداری به حساب می آیند. سیستم اطلاعات بورس و سرمایه‌گذاری سیستمی است که در بخش امور مالی کارآمد است. سیستم فروش و سیستم اطلاعات بازار، سیستم‌های مربوط به فروش و بازاریابی هستند. سیستم کارگزینی، حقوق و دستمزد از جمله سیستم‌های پردازش مبادلات مربوط به منابع انسانی هستند .