راهکار های مدیریت زمان

راهکار های مدیریت زمان

بحث مديريت زمان سال ها است كه ذهن افراد و صاحب نظران گرايش هاى مختلف خصوصاً درحوضه مديريت را به خود مشغول كرده است و تاكنون دوره هاى آموزشى و سمينارهاى تخصصى فراوانى در رابطه با مديريت زمان برگزار شده است اما سؤالى كه مطرح است اين است كه آيا ما واقعاً توانسته ايم بر زمان سلطه پيدا كنیم و آن را تحت كنترل خود درآوريم ؟

مفهومى كه در مديريت زمان همه از آن غافل اند اين است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را. زيرا در حقيقت زمان اداره نشدنی است و اين ما هستيم كه بايد از زمان به درستى استفاده كرده و از آن بهره ببريم. بنابر نظر برخى از افراد موفق در مديريت، مديريت زمان در واقع همان مديريت بر خودمان است. مهارت هايى كه ما براى اداره كردن ديگران نياز داريم همان مهارت هايى است كه براى اداره كردن خود به آن نيازمنديم و از آنها بهره مى بريم. همانند توانايى هاى مديريت و برنامه ريزى، رهبرى كنترل، مديريت منابع و غيره.

شناخت درست و به موقع عواملى كه زمان ما را تلف مى کند بسيار مهم است زیرا بدين ترتيب راه درمان بيمارى اتلاف وقت را كوتاه خواهيم ساخت. کمی با خود فکر کنیم و ببینیم که بیشتر وقت ما در روز صرف انجام چه کار هایی می شود؟ اولين قدم در مديريت زمان حذف كردن اوقاتى است كه به صورت بى رويه هدر مى رود. اگر شما موفق به حذف اين زمان ها شده ايد بدانيد كه اولين قدم در اين راه را برداشته ايد.

همواره سعى در الگوبردارى از يك برنامه مديريت زمان داشته باشيد و در طرح الگوبردارى شده، اهداف و اولويت هاى خود را مشخص کنید و مرتب كنيد. سپس اولويت هاى غيرضرورى را حذف كرده و سپس اهداف بلندمدت و ميان مدت خود را نيز شناسايى و سعى در به انجام رساندن آن داشته باشيد. اين اهداف تعيين شده بايد دست يافتنى و در عين حال آرمانى باشد تا سبب تحريك شما براى تلاش و كوشش بیشتر شوند و اين نكته را فراموش نكنيد كه هيچ گاه سعى در كپى بردارى از ساير طرح ها نداشته باشيد.

در برنامه ریزی مدیریت زمان خود از تکنولوژی های روز استفاده کنید. استفاده از نرم افزارهاى رايانه اى امكانات گوشى هاى همراه در این مورد از اين دسته تکنولوژی هستند. برای مثال برنامه Reminder بر روی انواع موبایل ها.

به صورت روزانه و هفتگى كارهاى خود را اولويت بندى كنيد تا در زمان شما صرفه جويى شود. سعى در انجام امور تكرارى نداشته باشيد و سعى كنيد كارهاى تكرارى را مانند كارهاى كم اهميت به ديگران واگذار كنيد. براى كارهاى زمان بر يک حداكثر زمان در نظر بگیرید و پس از پايان زمان تعيين شده كار مورد نظر را تعطيل كرده و به ديگر به آن نپردازيد و ادامه كار را به روز آينده و زمان تعيين شده بعدى موكول كنيد.

در انجام امور روزانه از سيستم هاى موجود و كارآمد استفاده كنيد و سعى در تغيير سيستم ها از سنتى به سيستم های جديد داشته باشيد، هرگز از يك سيستم قديمى به دليل عادت كردن به آن حمايت نکنید و همواره به دنبال سيستم هاى جديد و بهینه باشيد و براى انجام كارهاى خود حتماً از يك الگوريتم استفاده كنيد. يعنى مراحل انجام كار را در لحظات بيكارى پيش خود مرور كرده و سعى كنيد حالات نفى سيستم را نيز پيش بينى كنید و از قبل براى آن راه حلى پیدا کنید.